Jeżeli jestemy dużą firmą mającą bocznicę kolejową możemy złożyć zamówienie na wagon Faxem lub telefonicznie a dopiero potem pisemnie. Dla popularnych typów wagonów dokonujemy zamówienia wagonu na 3 dni przed wysyłką , na wagony specjalne 14-21 dni wcześniej.

W ruchu międzynarodowym składamy zamówienie na 7 dni przed wysyłką towaru. Firma która złożyła zamówienie na druku kolejowym nie może wycofać zamówienia. Jeżeli jednak wycofa się ponosi za to karę, gdyż wg. Prawa Kolejowego firma zawarła w ten sposób kontrakt z koleją.
Kolej natomiast nie musi jednak zrealizować zamówienie, czyli dostarczyć w określone miejsce w określonym terminie wagony. Inaczej sprawa wygląda gdy właściciele bocznic kolejowych składają plany przewozowe
(kwartalne 3 miesiące na przód), wówczas Kolej jest zobligowana do solidności i zachowania terminów.
Walutą rozliczeniową na Kolei jest SDR.

W zamówieniu wagonów należy określić:

- stację docelową,
- nazwę towaru,
- jego objętość wagę i rodzaj opakowania.